Workflows und Qualitätsmanagement in der Kanzlei

Das Wissen um Daten und Details über die Mandanten und die von uns bearbeiteten Akten ist unser Kapital.

Die hier dargestellten Abläufe sind bitte unbedingt zu beachten, um eine effektive Leistung sicherzustellen. Außerdem sichern wir auf diesem Wege ein zielgerichtetes Qualitätsmanagement in der Kanzlei. Wir agieren einheitlich nach Außen und das werden die Mandanten, Gerichte und Gegner registrieren.

Durch eine konsequente und einheitliche Vorgehensweise aller ist die effektive Daten- und Systemnutzung möglich, die uns allen die Arbeit erleichtern wird. 

Eingehende Papierpost wird am Eingangstag geöffnet und mit entsprechendem Eingangsstempel versehen danach wird sämtliche Post eingescannt – Werbung ausgenommen.

Die eingescannte Post wird über den zentralen RA-Micro-Posteingang auf die Akten und die Postkörbe der jeweiligen Sachbearbeiter verteilt.

Die Postkörbe sind täglich mehrfach zu kontrollieren. Großformatige Papier-Posteingänge sind bis zur Original-Größe von A3 ebenfalls einzuscannen; größere Posteingänge (z.B. Pläne etc.) sind mit der 1. Seite scannen und mit dem Hinweis zu versehen, dass das Original bei der Papier-Akte zu finden ist.

E-Mails werden nicht standardmäßig ausgedruckt.

Nach dem Einscannen und elektronischen Zuordnen der Post ist diese in die Papierakte zuzuordnen.

Papierakten werden dem Sachbearbeiter nur auf Anforderung vorgelegt. Die Bearbeitung der Sache erfolgt im Standard anhand der E-Akte und des Postkorbs.

Empfangsbekenntnisse und eingehende Rechnungen, einschließlich Gerichtskostenrechnungen etc., sind in einer separaten Postmappe UCK, vertretungsweise MG, vorzulegen.